Revolutionieren Sie Ihre Archivierung mit KI: Die beste Lösung für Anbieter von Dokumentenarchivierungsdiensten
Entdecken Sie die beste KI-gestützte Lösung für Anbieter von Dokumentenarchivierungsdiensten. Automatisieren Sie OCR, Klassifizierung, Zusammenfassung und DMS-Integration mit einer Cloud- oder Vor-Ort-Installation.
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Warum intelligente Dokumentenarchivierung für moderne Dienstleister von entscheidender Bedeutung ist
Die heutigen Anbieter von Dokumentenarchivierungsdiensten sehen sich mit steigenden Anforderungen hinsichtlich Geschwindigkeit, Compliance und intelligenter Datenverarbeitung konfrontiert. Ob es um die Verwaltung von Rechnungen, Verträgen, Lieferscheinen oder rechtlichen Hinweisen geht – die richtige Technologie macht den Unterschied.
Die größten Herausforderungen bei der traditionellen Archivierung
Verzögerungen bei der manuellen Bearbeitung
Fehlerhafte Verwaltung und Verlust von Dateien
Inkonsistente Dokumentformate
Begrenzte Skalierbarkeit
Risiko der Nichteinhaltung
Ihr vollautomatischer, durchgängiger Archivierungs-Workflow
Unsere intelligente Archivierungs-KI automatisiert die Erfassung, Klassifizierung und Integration von Dokumenten in Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS).
Schritt 1: Erfassung von Dokumenten aus mehreren Quellen
Dokumente können automatisch gesammelt werden von:
Scanner
Scanner ermöglichen die einfache Digitalisierung von Papierdokumenten direkt in das DMS und optimieren so die Dokumentenverwaltung. Ob mit Hochgeschwindigkeits-Dokumentenscannern oder Multifunktionsdruckern – Dateien werden schnell erfasst und gespeichert, sodass sie schnell abgerufen und organisiert werden können.
Die E-Mail-Inbound-Integration vereinfacht die Dokumentenverwaltung, indem E-Mails und Anhänge automatisch an das DMS weitergeleitet werden. Mit Funktionen wie der Konvertierung von E-Mails in PDF-Dateien lassen sich Dokumente mühelos speichern und organisieren, sodass sie schnell wiedergefunden werden können.
Apps
Mobile und Desktop-Apps bieten eine flexible Dokumentenverwaltung. Mit Cloud-basierten Clients und mobilen Scan-Apps können Benutzer Dateien von überall hochladen, darauf zugreifen und organisieren, wodurch ein nahtloser Zugriff und eine sichere Speicherung gewährleistet sind.
Schritt 2: KI-gestützte Dokumentenverarbeitung
Nach der Erfassung werden die Dokumente mithilfe künstlicher Intelligenz einer erweiterten Verarbeitung unterzogen.
- Genaue OCR (Optische Zeichenerkennung)
- Verwandeln Sie papierbasierte Dokumente mit hoher Präzision in durchsuchbare, bearbeitbare digitale Formate.
- KI-generierte Zusammenfassungen (Englisch & Deutsch)
- Erhalten Sie sofortige Übersichten in mehreren Sprachen für ein schnelles Verständnis.
- Intelligente Klassifizierung
- Identifizieren Sie automatisch Dokumenttypen wie Rechnungen, Verträge, Lieferscheine und mehr.
- Zeitstempel
- Zeichnen Sie den genauen Zeitpunkt des Eingangs jedes Dokuments für vollständige Prüfpfade auf.
- Fristenüberwachung
- Wichtige Termine wie Zahlungsfristen automatisch extrahieren und protokollieren.
- Interaktiver Chat mit Dokumenten
- Chatten Sie mit Ihren archivierten Dateien mithilfe unseres KI-Assistenten – die Antworten werden wieder im DMS gespeichert.
Flexibler Einsatz: Cloud-basiert oder vor Ort
Wählen Sie die Konfiguration, die Ihren Sicherheits- und Betriebsanforderungen am besten entspricht.
Cloud-basierte Lösung
Genießen Sie nahtlosen Zugriff, Updates und Skalierbarkeit – ideal für Unternehmen, die einen minimalen Wartungsaufwand anstreben.
Installation vor Ort
Behalten Sie die vollständige Kontrolle mit einem vollständig eigenständigen System, das auf Ihrer lokalen Infrastruktur läuft.
Mühelose Integration in Ihr DMS
Unser System lässt sich direkt in bestehende DMS-Plattformen integrieren und ermöglicht damit:
Reibungslose Archivierungsabläufe
Einfaches Auffinden von Dokumenten
Nahtlose Metadaten-Synchronisierung
Automatische Aufzeichnung von Chat-Einblicken im Archiv
Warum Archivierungsdienstleister sich für diese Lösung entscheiden
Gesteigerte Produktivität
Reduzieren Sie den manuellen Arbeitsaufwand und die Bearbeitungszeit durch vollständig automatisierte Arbeitsabläufe.
Integrierte Compliance
Halten Sie die DSGVO, ISO-Normen und Branchenvorschriften ein.
Erhöhte Sicherheit und Zugänglichkeit
Sichere Cloud- oder lokale Speicherung mit verschlüsseltem Zugriff jederzeit und überall.
Wer profitiert von dieser Lösung?
Ideal für Unternehmen, die Dienstleistungen in den Bereichen digitale Archivierung, Aktenverwaltung oder Dokumentendigitalisierung anbieten.
Häufige Anwendungsfälle sind:
Rechtliche Dokumentenverwaltung
Digitalisierung von Krankenakten
Bearbeitung von Logistikdokumenten
Rechnungs- und Vertragsarchivierung
Workflows für Versicherungsunterlagen
Häufig gestellte Fragen – KI-Dokumentenarchivierungsplattform
Ist dies mit meinem aktuellen DMS kompatibel?
Ja, es unterstützt Plug-and-Play-Integrationen mit führenden Systemen.
Kann ich es ohne die Cloud verwenden?
Auf jeden Fall. Die Lösung kann vollständig offline auf Ihrer eigenen Infrastruktur ausgeführt werden.
Welche Dokumenttypen werden unterstützt?
Von Verträgen und Rechnungen bis hin zu Mitteilungen und Lieferscheinen.
Welche Sprachen werden unterstützt?
Zusammenfassung und Interaktion sind auf Englisch und Deutsch verfügbar.
Wie sicher ist die Plattform?
Wir verwenden AES-256-Verschlüsselung und befolgen die Best Practices zur Einhaltung der DSGVO.
Kann ich nach der Archivierung mit Dokumenten interagieren?
Ja! Verwenden Sie den integrierten KI-Chat-Assistenten. Alle Interaktionen werden in Ihrem System gespeichert.
Weitere Informationen zum Thema
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