WAS IST INTELLIGENT DOCUMENT PROCESSING, UND WAS LEISTET DIE TECHNOLOGIE?

Sabine Fach

31.05.2022

Use Case

Das weltweit generierte Datenvolumen wächst rasant an, für das Jahr 2025 prognostiziert ein Statista-Schaubild ein Volumen von 181 Zettabyte. Was Unternehmen nicht eben froh macht, ist der Umstand, dass laut IDC im Jahr 2025 80 Prozent dieser Daten sogenannte unstrukturierte Daten sein sollen, also Text- oder Bilddateien, PowerPoint-Präsentationen, E-Mail-Nachrichten, ausgefüllte Vordrucke und ähnliches, und dass ihr Anteil am Datenaufkommen weiter wächst. Das Problem mit ihnen: Sie können nicht ohne Aufbereitung in Datenbanken abgelegt und daher auch nicht berücksichtigt werden, wenn Unternehmen Prozesse digitalisieren und automatisieren wollen.
Große Unternehmen bieten ihren Kunden Self-Service-Portale für die Erfassung von Daten und Änderungen; große Versicherungen und Krankenkassen haben schon schon vor Jahren mit OCR-gestützten Lösungen für das Scannen, Klassifizieren, Extrahieren und Archivieren von Informationen aus Dokumenten gearbeitet. In Unternehmen, die sich solche Erfassungsstraßen nicht leisten konnten und können, müssen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Angaben aus Lieferscheinen und Rechnungen, Identitätsnachweisen wie Personalausweisen, Vertragsunterlagen, Antragsformularen händisch in ihr System übernehmen.

VON UNSTRUKTURIERTEN ZU STRUKTURIERTEN DATEN.

Intelligent Document Processing (IDP, Intelligente Dokumentenverarbeitung) erlöst Unternehmen von dieser fehleranfälligen, zeitfressenden Routinearbeit und analysiert unstrukturierte oder semistrukturierte Informationen und sogar Handschriftliches und wandelt sie schnell, zuverlässig und weitgehend fehlerfrei in strukturierte Daten um. Dafür kombiniert die Technologie OCR mit Verfahren der künstlichen Intelligenz wie maschinellem Lernen, Deep Learning, und Natural Language Processing (NLP); sie versteht den Kontext der Daten aus den Dokumenten. Gegenüber OCR hat IDP den Vorzug, dass die Technologie keine Vorlagen benötigt, aus den verarbeiteten Daten dazulernt und die Erkennungsgenauigkeit fortlaufend verbessert.

MEHR SERVICEQUALITÄT FÜR STÄRKERE KUNDENBINDUNG

Die Technologie beschleunigt Erfassungsprozesse in Unternehmen aller Größen und Branchen, in produzierenden Firmen, im Dienstleistungssektor, in Banken und Versicherungen oder der öffentlichen Verwaltungen, und das ohne langweilige und fehleranfällige Routinearbeit. Es vergeht kaum Zeit, bis im Unternehmen die Eingangsrechnung erfasst ist. Sie kann von der Rechnungsabteilung unmittelbar weiterverarbeitet werden, so dass keine Skontofrist mehr verpasst wird. Anträge stehen schnell zur Verfügung. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können unmittelbar darauf zugreifen und sie bearbeiten, und Kunden und Kundinnen müssen nicht mehr tage- oder wochenlang warten, bis sie eine Antwort erhalten. Das zahlt auf die Servicequalität ein und verbessert die Kundenbindung. Außerdem lassen sich sehr einfach Daten erfassen, die bisher nicht berücksichtigt wurden. Sie können beispielsweise im Hinblick auf eine gezieltere Kundenansprache oder den Ausbau des Angebotes analysiert werden.

GRUNDLAGE FÜR VOLLSTÄNDIG AUTOMATISIERTE PROZESSE

Sind die Daten erst einmal als strukturierte Daten erfasst, können sie nicht nur analysiert, sondern auch von anderen Technologien genutzt werden. IDP stellt also die Grundlage für weitere Automatisierung zur Verfügung. Hierfür kommt RPA (Robotic Process Automation, robotergestützte Prozessautomatisierung) in Frage. Die Daten der Eingangsrechnung beispielsweise können dann nicht nur von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen weiter bearbeitet werden, sondern von programmierbaren Software-Bots. Sie übernehmen rechnergestützte, standardisierte Prozesse mit festen Regeln und Abläufen: Sie errechnen den Skonto, ziehen ihn vom Rechnungsbetrag ab und überweisen den verbleibenden Betrag vollständig automatisiert.

Fazit

Intelligent Document Processing (IDP) lässt sich in mehrfacher Hinsicht durchaus als Einsteigertechnologie bezeichnen. Als vorgefertigte KI-Lösung stellt intelligente Dokumentenverarbeitung nur geringe Anforderungen an die anwendenden Unternehmen und eignet sich daher für Unternehmen, die bisher wenig Erfahrung mit KI-Lösungen haben. Für sich genommen, bietet die Strukturierung und Erfassung der Daten bereits einen erheblichen Mehrwert für Unternehmen, da langwierige und fehlerbehaftete Erfassungsprozesse entfallen. Zugleich ist IDP Ausgangspunkt für weitere Verwendungsmöglichkeiten der Daten. In einem nächsten Schritt können bisher ungenutzte Informationen aus den erfassten Unterlagen erschlossen und zur Verbesserungen bei Angebot und Service dienen. Als ein dritter Schritt können auf der Grundlage von Intelligent Document Processing Arbeitsprozesse mittels RPA vollständig automatisiert werden.

de_DEDeutsch

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