KÜNSTLICHE INTELLIGENZ IM RECHNUNGSWESEN

Sabine Fach

29.06.2022

Use Case

Die meisten Menschen verbinden mit Buchhaltung und den dort zu erledigenden Aufgaben langweilige, lästige Routinearbeiten. Aber diese Vorstellung könnte sich rapide ändern, denn genau die repetitiven Tätigkeiten, die für dieses Image der Buchhaltung verantwortlich sind, prädestinieren sich für KI-gestützte Abläufe. Die Buchhaltung kann so zum Vorreiter für den Wandel durch den Einsatz modernster Technologie im Unternehmen werden. 

WIE KI DIE ABLÄUFE VERÄNDERT

Intelligent Dokument Processing, die intelligente Dokumenterfassung als Einsteiger- und Basistechnologie für die klassischen Backoffice-Aufgaben, hatten wir in einem der vorherigen Blogposts bereits vorgestellt. Auch automatisierten Abläufen in der Buchhaltung ebnet sie den Weg, denn mit ihr werden Belege erfasst, Informationen aus den Dokumenten ausgelesen und den entsprechenden Datensätzen und Folgeprozessen zugeordnet.

Angaben von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie anderen für die Buchhaltung relevanten Dokumenten müssen nicht mehr händisch von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ins System eingegeben, auf Vollständigkeit geprüft, nach Unternehmensregeln kategorisiert und mit Stammdaten abgeglichen werden. Anstelle der menschlichen Arbeitskraft erledigt KI-gestützte Software auf der Basis von maschinellem Lernen diese regelbasierten Arbeiten schnell, zuverlässig und mit geringerer Fehlerquote als Menschen. Sie erkennt, wenn Angaben auf Belegen unstimmig oder unvollständig sind. Im Anschluss an die Erfassung der Dokumente und ihre Prüfung können weitere Prozessschritte im Rechnungswesen durch KI automatisiert erledigt werden wie der Abgleich offener Posten oder die Vorkontierung.

WAS SICH FÜR DIE MITARBEITER UND MITARBEITERINNEN ÄNDERT

KI im Rechnungswesen automatisiert zunehmend die Prozesse und verändert dadurch die Tätigkeiten der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Statt Informationen aus Rechnungen oder Quittungen einzugeben, überwachen und prüfen sie die maschinelle Arbeit. Und sie optimieren sie, indem sie bei Fehlern manuell eingreifen und sich die Lernfähigkeit der Software für Verbesserungen zunutze machen. Der Schwerpunkt ihrer Tätigkeit verlagert sich dadurch von repetitiven Arbeiten in den Prozessen hin zur Gestaltung der Prozesse.

WELCHE VORTEILE SICH FÜR UNTERNEHMEN ERGEBEN

Unternehmen jeder Branche und Größe, angefangen von kleinen Firmen und Start-ups über Fachabteilungen in großen Firmen bis hin zu den Dienstleistern im Bereich Rechnungswesen und Steuern profitieren von KI-gestützten Lösungen. Alle Abläufe erfolgen automatisch und schnell, Angaben aus Dokumenten stehen nach dem Einlesen in Echtzeit zur Verfügung und können für tagesaktuelle Finanzübersichten genutzt werden. Zudem ermöglichen weitere Auswertungen, dass Entscheidungen datengestützt getroffen werden können, beispielsweise für die Planung der Liquidität. Weiterhin können in Analysen mehr Informationen als nur die für die Buchungsprozesse notwendigen einbezogen werden. Das eröffnet Optimierungspotenzial über die reine Buchhaltung hinaus.

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