INTELLIGENTE DOKUMENTENERFASSUNG: DIE KOMMUNIKATIVEN HERAUSFORDERUNGEN UND WIE UNTERNEHMEN SIE LÖSEN KÖNNEN

Sabine Fach

28.07.2022

Use Case

Für neue Technologien, die in einem Unternehmen neu eingesetzt werden sollen, müssen erst einmal die Voraussetzungen geschaffen werden. Das sind auf der einen Seite technische Voraussetzungen, auf der anderen Seite geht es darum, die Menschen im Unternehmen und gegebenenfalls auch weitere mögliche Betroffene im Umfeld auf den Einsatz der neuen Lösung und kommende Veränderungen vorzubereiten.

Das gilt in ganz besonderem Maß auch für die intelligente Dokumentenerfassung. Sie wird sich als Basistechnologie für Automatisierungsprozesse in unterschiedlichen Fachabteilungen spürbar auf bestehende Arbeitsabläufe und den Zuschnitt von Aufgaben auswirken. Da sie KI-gestützt arbeitet, ist zudem mit Vorbehalten gegen diese spezifische Art der Technologie zu rechnen. Welche kommunikativen Herausforderungen bei der Implementierung einer intelligenten Dokumentenerfassung anstehen und wie Führungskräfte und Mitarbeiter:innen darauf vorbereitet werden sollten, haben wir hier für Sie zusammengefasst:

HERAUSFORDERUNG 1: VERSTÄNDNIS AUFBAUEN

„Das hat doch auch bisher immer gut funktioniert“ – warum also sollte man in eine neue Technologie wie intelligente Dokumentenerfassung investieren? Dieser Standard-Einwand verweist in der Regel weniger auf die Kostenfrage als vielmehr auf den Stand des Verständnisses für die neue Technologie und ihr Potenzial. Wodurch sich eine KI-gestützte Dokumentenerfassung von anderen Erfassungsverfahren wie der klassischen OCR unterscheidet, was sie zu leisten vermag und wo ihre Grenzen sind und was ihr Einsatz für die künftige Entwicklung des Unternehmens bedeutet, sollte auf der Leitungsebene Gegenstand umfassender Informationsangebote sein. Technische Grundlagen im Überblick sowie Studienergebnisse und Einschätzungen namhafter Organisationen sollten genauso zum Informationspaket gehören wie Use Cases und Best Practises.

HERAUSFORDERUNG 2: ERWARTUNGSHALTUNG KLÄREN

„Toll, dann können wir endlich…!“ Bei der intelligenten Dokumentenerfassung erfolgen die Abläufe automatisch und schnell, die Angaben aus den erfassten Dokumenten stehen in Echtzeit zur Verfügung und können unmittelbar weiterverarbeitet werden. Allerdings arbeitet eine KI-Lösung, auch die die intelligente Dokumentenerfassung, nicht vollständig fehlerfrei und auf lange Sicht auch nicht ohne menschliches Eingreifen. Die Wertschöpfung durch die neue Lösung tritt nicht unmittelbar ein, das Automatisierungspotenzial lässt sich ebenfalls nicht von heute auf morgen ausschöpfen. Damit der Einsatz der intelligenten Dokumentenerfassung nicht zu Enttäuschungen führt, sollte die Geschäftsleitung fortlaufend über den Stand der Dinge informiert wird. Entscheidend dabei ist, dass von Beginn an klar und ungeschönt kommuniziert wird,

  • dass für die Dokumentenerfassung nach wie vor Mitarbeiter:innen benötigt werden,
  • welche Prozesse vollständig automatisiert abgewickelt, welche Erfolgsquoten dabei erreicht und welche Einsparungen erzielt werden können,
  • welche Kennzahlen für die Erfolgsmessung geeignet sind,
  • dass die Zeit bis zur Wertschöpfung von der Komplexität des Use Case und von der Beschaffenheit der Trainingsdaten abhängt, deren Struktur, Qualität und Klassifikation überwacht und validiert werden muss.

HERAUSFORDERUNG 3: MITARBEITER:INNEN VORBEREITEN

„Müssen wir wirklich…?“ Veränderungen sind nicht jedermanns Sache. Als KI-gestützte Lösung verlangt die intelligente Dokumentenerfassung den Mitarbeiter:innen einiges ab. Es geht dabei nicht nur darum, die Funktionsweise der Lösung zu verstehen und ihre Bedienung zu erlernen, sondern explizit auch darum zu klären, was die KI in der Lösung bewirkt. Da die intelligente Dokumentenerfassung Tätigkeiten ausführen wird, die bislang Menschen erledigt haben, ändert sich das Tätigkeitsprofil von Mitarbeiter:innen und ihre Rolle im Erfassungsprozess. Statt repetitiv Daten zu erfassen, überwachen, prüfen und korrigieren sie die maschinelle Arbeit und übernehmen dadurch Verantwortung für die Gestaltung der maschinellen Prozesse. Dieser Veränderungsprozess sollte weit im Vorfeld angestoßen und durch entsprechende Anpassungsprogramme begleitet werden. Zudem sind Qualifikations- und Weiterbildungsmaßnahmen für die betroffenen Mitarbeiter:innen erforderlich. Für das tägliche Doing benötigen sie weiterhin Anlaufstellen für Fragen und zur Klärung von Unsicherheiten, zu denen auch Supportforen und Benutzerhandbücher gehören sollten.

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