{"id":14859,"date":"2023-04-25T10:35:17","date_gmt":"2023-04-25T08:35:17","guid":{"rendered":"https:\/\/laigo.ai\/?p=14859"},"modified":"2024-08-12T11:07:31","modified_gmt":"2024-08-12T09:07:31","slug":"improvement-digital-archiving-with-ai","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/laigo.ai\/de\/blog\/improvement-digital-archiving-with-ai\/","title":{"rendered":"Verbesserung: Digitale Archivierung mit KI"},"content":{"rendered":"
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
\n
\n

Die digitale Archivierung hat sich in Unternehmen und Organisationen zur bevorzugten Methode der Dokumentenaufbewahrung entwickelt. Dabei werden h\u00e4ufig genutzte Dokumente sowie wichtige Vertragsunterlagen und andere gesch\u00e4ftsbezogene Dokumente archiviert, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften aufbewahrt werden m\u00fcssen und bei Bedarf vorgelegt werden k\u00f6nnen.<\/p>\n

Vorteile der digitalen Archivierung:<\/p>\n

    \n
  • Der \u00dcbergang von traditionellen papierbasierten Archiven zur digitalen Archivierung ist auf zahlreiche Vorteile zur\u00fcckzuf\u00fchren:<\/li>\n
  • Digitale Dokumente ben\u00f6tigen viel weniger Platz als Papierdokumente, wodurch sowohl Platz als auch Kosten f\u00fcr die Pflege eines Papierarchivs eingespart werden k\u00f6nnen.<\/li>\n
  •  Viele Dokumente liegen bereits in digitaler Form vor und k\u00f6nnen mit \u00fcberschaubarem Aufwand gespeichert und archiviert werden.<\/li>\n
  • Papierdokumente k\u00f6nnen automatisch gescannt und im gleichen Datenformat wie digitale Dokumente gelesen werden.<\/li>\n
  • Alle Dokumente sind schnell auffindbar.<\/li>\n
  • Die Dokumente sind immer auf dem neuesten Stand, und \u00c4nderungen an den Dokumenten sind nachvollziehbar.<\/li>\n
  • Mitarbeiter k\u00f6nnen sofort und von \u00fcberall auf die Dokumente zugreifen.

    <\/li>\n<\/ul>\n

    Vorbereitung von Dokumenten f\u00fcr die digitale Archivierung <\/b><\/h2>\n

    Damit Dokumente aus einem Archiv leicht wiedergefunden werden k\u00f6nnen, m\u00fcssen sie am \u201erichtigen Ort\u201c gespeichert werden. Bei der digitalen Archivierung bedeutet dies, dass jedes Dokument vor der Archivierung mit Metadaten versehen werden muss. Diese Metadaten werden separat gespeichert und beziehen sich auf das jeweilige Dokument. Die Daten beschreiben den Inhalt jedes Dokuments, wie z. B. Transaktions- oder Projektname, Kundenname, Dokumenttyp, Erstellungsdatum und den zust\u00e4ndigen Mitarbeiter usw., und m\u00fcssen nach einem vom Unternehmen festgelegten einheitlichen System erfasst werden. Dies erm\u00f6glicht die Suche nach bestimmten Dokumenten, z. B. nach Dokumenten zu einem bestimmten Projekt, Rechnungen f\u00fcr einen Kunden oder einer bestimmten Dokumentennummer.

    <\/p>\n

    Maschinell statt manuell: <\/b><\/h2>\n

    Die Erfassung von Metadaten, d. h. das Taggen oder Indizieren von Dokumenten, erfolgt h\u00e4ufig manuell, insbesondere in kleinen Unternehmen. Die manuelle Dateneingabe ist jedoch zeitaufw\u00e4ndig, arbeitsintensiv, fehleranf\u00e4llig und kann monoton sein, was sie zu einem idealen Kandidaten f\u00fcr den Einsatz k\u00fcnstlicher Intelligenz macht. Es ist nicht verwunderlich, dass andere dieses Problem erkannt und L\u00f6sungen entwickelt haben, um die Erfassung von Dokumenten zu automatisieren, deren Inhalt zu lesen und Metadaten zu generieren. Diese L\u00f6sungen werden seit Jahren erfolgreich eingesetzt und bilden die Grundlage f\u00fcr die Revolution der digitalen Archivierung.

    <\/p>\n

    Was KI besser kann: <\/b><\/h2>\n

    Selbst gute und bew\u00e4hrte L\u00f6sungen lassen sich optimieren. KI-basierte selbstlernende Systeme k\u00f6nnen die Effizienz automatisierter Arbeitsprozesse und die Qualit\u00e4t der Ergebnisse erheblich verbessern. Bei der Datenextraktion sowie der Klassifizierung und Indizierung von Dokumenten arbeiten diese Systeme auf Basis von Muster- und Merkmalserkennung. Sie schlagen den Mitarbeitern die Klassifizierung und Festlegung von Informationen f\u00fcr Metadaten vor und verbessern ihre Arbeitsergebnisse kontinuierlich auf Basis von Feedback. Die Dokumente k\u00f6nnen dann mit einem umfassenden Satz an Metadaten gespeichert oder archiviert werden. Dar\u00fcber hinaus k\u00f6nnen die extrahierten Daten in nachfolgenden Prozessen, beispielsweise in der Buchhaltung, zur Einleitung von Optimierungsprozessen verwendet werden.

    <\/p>\n

    Fazit <\/b><\/h2>\n

    Dokumente in Archiven m\u00fcssen auffindbar sein, aber die entsprechende Vorbereitung eines Dokuments erfordert Zeit und Aufwand. \u00dcberall dort, wo viel repetitive Handarbeit anf\u00e4llt, kann k\u00fcnstliche Intelligenz Prozesse und Ergebnisse optimieren. Die digitale Archivierung bildet dabei keine Ausnahme. KI-gest\u00fctzte L\u00f6sungen \u00fcbertreffen auch die Ergebnisse herk\u00f6mmlicher Softwarel\u00f6sungen f\u00fcr die Datenextraktion und -klassifizierung in Bezug auf Effizienz und Qualit\u00e4t der Ergebnisse und bieten die perfekte Grundlage nicht nur f\u00fcr die Auffindbarkeit, sondern auch f\u00fcr die automatisierte Weiterverarbeitung von Dokumenten.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Digital archiving has become a preferred method of document storage in companies and organizations. This practice involves archiving frequently accessed documents, as well as important contractual and other business-related documents that need to be stored due to legal regulations and may need to be presented if necessary. Advantages of digital archiving: The shift towards digital […]<\/p>","protected":false},"author":7,"featured_media":18273,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"om_disable_all_campaigns":false,"footnotes":""},"categories":[48],"tags":[],"class_list":["post-14859","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-use-case"],"aioseo_notices":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/laigo.ai\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/14859","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/laigo.ai\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/laigo.ai\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/laigo.ai\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/7"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/laigo.ai\/de\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=14859"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/laigo.ai\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/14859\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/laigo.ai\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media\/18273"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/laigo.ai\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=14859"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/laigo.ai\/de\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=14859"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/laigo.ai\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=14859"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}