Wiederkehrende Aufgaben umfassen gleiche oder ähnliche Tätigkeiten, die in kurzen Abständen wiederholt werden. Dabei handelt es sich in der Regel um anspruchslose, einfache Aufgaben, die meist nur einen Teil eines umfassenderen Prozesses abdecken. Das klassische Beispiel für wiederkehrende Aufgaben ist die traditionelle Fließbandarbeit in der industriellen Fertigung.
Aber auch im Büro gibt es viele Aufgaben, die immer wieder erledigt werden müssen. Beispiele aus dem Backoffice sind die Bearbeitung von E-Mails, die Kennzeichnung von Dokumenten für die Ablage, die Erfassung und Abstimmung von Stamm- und Kundendaten, die Erstellung von Berichten und die Überprüfung von Reisekostenabrechnungen. Die manuelle Dateneingabe steht ganz oben auf der Liste der unbeliebtesten Aufgaben, gefolgt von der E-Mail-Verwaltung und der digitalen Ablage.
Nicht ausgelastete Arbeitszeit
Routineaufgaben sind enorme Zeitfresser. Die Schätzungen variieren je nach Studie, Absicht und Fragestellung, Region, Branche oder Geschlecht der Befragten, aber der Anteil repetitiver Aufgaben ist überall hoch. Einige Beispiele: Laut einer Umfrage von UiPath sind mehr als die Hälfte der Büroangestellten in Deutschland der Meinung, dass ihre Arbeit hauptsächlich aus sich wiederholenden Aufgaben besteht. Laut einer Studie von Asana verbringen Büroangestellte fast zwei Drittel (etwa 62 Prozent) ihres Arbeitstages mit sich wiederholenden Aufgaben. Laut Kryon verbringen ein Drittel der Mitarbeiter 50 Prozent ihrer Arbeitszeit mit sich wiederholenden Aufgaben, und fast die Hälfte der Mitarbeiter verbringt 30 bis 50 Prozent ihrer Zeit damit.
Der hohe Anteil an Routineaufgaben führt bei vielen Mitarbeitern zu Langeweile, Frustration und Ärger: Laut einer YouGov-Umfrage aus dem Jahr 2019 stört dies die Hälfte der Büroangestellten in Deutschland, und laut einer Studie von Automation Anywhere langweilen sich 47 Prozent von 10.000 Büroangestellten in elf Ländern. Sie fühlen sich unterfordert, sehen keine Entwicklungsmöglichkeiten für sich selbst und würden ihre Zeit lieber für wertschöpfende Tätigkeiten wie Kundenservice, neue oder ihren Fähigkeiten besser entsprechende Aufgaben oder Weiterbildungen nutzen.
Entlastung durch Automatisierung
Viele Mitarbeiter haben eine klare Vorstellung davon, wie sie von ihren sich wiederholenden Aufgaben entlastet werden könnten: durch Prozessautomatisierung. Laut Automation Anywhere glauben 85 Prozent der Befragten, dass sich repetitive Büroarbeiten leicht automatisieren lassen. Laut UiPath würden 52 Prozent gerne Teile ihrer Arbeit automatisieren lassen, während Kryon herausfand, dass mehr als drei Viertel der 300 Befragten aus den Bereichen Buchhaltung, Personalwesen, Finanzen und Callcenter sich mehr Automatisierung wünschen, um ihre Arbeitsbelastung zu verringern.
Die Befragten in den Studien verstehen unter „Automatisierung“ im Allgemeinen den Einsatz von Robotic Process Automation (RPA), programmierbaren Software-Bots, die mithilfe von KI computergestützte Prozesse ähnlich wie Menschen ausführen können. Wie Menschen melden sie sich bei Anwendungen an, geben Daten ein, kopieren Daten aus anderen Anwendungen für bestimmte Aufgaben usw. Das macht sie zu idealen Helfern für zeitaufwändige, fehleranfällige Routineaufgaben, beispielsweise im Backoffice, in der Buchhaltung oder im Kundenservice. Intelligente, KI-gestützte Tools wie die von Laigo nutzen Texterkennung, Datenklassifizierung, Datenextraktion und andere Funktionen, um einen Großteil der sich wiederholenden Aufgaben zu eliminieren – und legen damit den Grundstein für weitere Automatisierungsschritte.
Das Einsparpotenzial
Es ist nicht möglich, eine allgemeine Aussage oder Schätzung darüber zu treffen, wie viel durch KI-gestützte Tools und RPA bei sich wiederholenden Aufgaben eingespart werden kann. In Branchen mit einer traditionell starken Tendenz zur Automatisierung und einem hohen Anteil an sich wiederholenden Arbeiten, wie beispielsweise bei Banken und Versicherungsgesellschaften, dürften die Kosteneinsparungen durch KI höher ausfallen als in anderen Bereichen. Schätzungen zufolge liegen die Kosteneinsparungen in solchen Branchen bei etwa 20 Prozent.
Ein weiterer Faktor dürfte jedoch für die meisten anderen Branchen von großer Bedeutung sein: Befreit von zumindest einem Teil der zeitraubenden, lästigen und langweiligen Aufgaben dürfte sich die Arbeitsleistung der Mitarbeiter verbessern und ihre Zufriedenheit steigen. Sie gewinnen Raum für wertschöpfende Aufgaben, neue Ideen und deren Umsetzung, zusätzliche Qualifikationen und kommen damit langfristig dem Unternehmen zugute.
