Die meisten Menschen verbinden Buchhaltung und die damit verbundenen Aufgaben mit langweiliger, mühsamer Routinearbeit. Diese Wahrnehmung könnte sich jedoch schnell ändern, denn gerade die sich wiederholenden Tätigkeiten, die für dieses Bild der Buchhaltung verantwortlich sind, prädestinieren sie für KI-gestützte Arbeitsabläufe. Auf diese Weise kann die Buchhaltung durch den Einsatz modernster Technologie in der Wirtschaft zu einem Vorreiter des Wandels werden.
Wie KI den Betrieb verändert
Wir hatten bereits in einem früheren Blogbeitrag die intelligente Dokumentenverarbeitung, also die intelligente Dokumentenerfassung, als Einstiegs- und Basistechnologie für traditionelle Backoffice-Aufgaben vorgestellt. Sie ebnet auch den Weg für automatisierte Prozesse in der Buchhaltung, da sie dazu dient, Dokumente zu erfassen, Informationen aus den Dokumenten auszulesen und sie den entsprechenden Datensätzen und Folgeprozessen zuzuordnen.
Details zu eingehenden und ausgehenden Rechnungen und anderen für die Buchhaltung relevanten Dokumenten müssen nicht mehr manuell von Mitarbeitern in das System eingegeben, auf Vollständigkeit überprüft, gemäß den Unternehmensregeln kategorisiert und mit Stammdaten abgeglichen werden. Anstelle menschlicher Arbeitskraft übernimmt eine KI-gestützte Software auf Basis von maschinellem Lernen diese regelbasierte Arbeit schnell, zuverlässig und mit einer geringeren Fehlerquote als Menschen. Sie erkennt, wenn Informationen auf Dokumenten inkonsistent oder unvollständig sind. Sobald die Dokumente erfasst und geprüft wurden, können weitere Prozessschritte in der Buchhaltung durch KI automatisiert werden, beispielsweise der Abgleich offener Posten oder die Erstkontierung.
Was ändert sich für die Mitarbeiter?
KI in der Buchhaltung automatisiert zunehmend Prozesse und verändert damit die Tätigkeiten der Mitarbeiter. Anstatt Informationen aus Rechnungen oder Belegen einzugeben, überwachen und kontrollieren sie die Arbeit der Maschine. Und sie optimieren sie, indem sie bei Fehlern manuell eingreifen und die Lernfähigkeit der Software nutzen, um Verbesserungen vorzunehmen. Dadurch verlagert sich der Schwerpunkt ihrer Arbeit von repetitiven Prozessaufgaben hin zur Prozessgestaltung.
Was sind die Vorteile für Unternehmen?
Unternehmen aller Branchen und Größen, von kleinen Unternehmen und Start-ups bis hin zu Fachabteilungen in großen Unternehmen und Anbietern von Buchhaltungs- und Steuerdienstleistungen, profitieren von KI-gestützten Lösungen. Alle Prozesse laufen automatisch und schnell ab, Informationen aus Dokumenten sind nach dem Import in Echtzeit verfügbar und können für täglich aktualisierte Finanzübersichten genutzt werden. Darüber hinaus ermöglichen weitere Analysen datengestützte Entscheidungen, beispielsweise für die Liquiditätsplanung. Außerdem können Analysen mehr Informationen enthalten als nur die für Buchungsprozesse erforderlichen. Dies eröffnet Optimierungspotenziale über die reine Buchhaltung hinaus.
