Für neu implementierte Technologien in Unternehmen müssen zunächst die Voraussetzungen geschaffen werden. Dabei handelt es sich einerseits um technische Voraussetzungen, andererseits darum, die Menschen im Unternehmen und gegebenenfalls andere potenziell betroffene Parteien im Umfeld auf den Einsatz der neuen Lösung und die bevorstehenden Veränderungen vorzubereiten.
Dies gilt insbesondere für die intelligente Dokumentenerfassung. Als Basistechnologie für Automatisierungsprozesse in verschiedenen Abteilungen wird sie spürbare Auswirkungen auf bestehende Arbeitsabläufe und die Aufgabenverteilung haben. Da sie zudem KI-gestützt ist, sind Vorbehalte gegenüber dieser speziellen Technologie zu erwarten. Wir haben für Sie hier die Kommunikationsherausforderungen zusammengefasst, die bei der Einführung der intelligenten Dokumentenerfassung auftreten, und wie Führungskräfte und Mitarbeiter sich darauf vorbereiten sollten:
Herausforderung 1: Verständnis aufbauen
„Es hat bisher immer gut funktioniert“ – warum also in eine neue Technologie wie die intelligente Dokumentenerfassung investieren? Dieser Standard-Einwand bezieht sich in der Regel weniger auf die Kostenfrage als vielmehr auf den Grad des Verständnisses der neuen Technologie und ihres Potenzials. Wie sich die KI-gestützte Dokumentenerfassung von anderen Erfassungsmethoden wie dem klassischen ORC unterscheidet, was sie leisten kann und wo ihre Grenzen liegen und was ihr Einsatz für die zukünftige Entwicklung des Unternehmens bedeutet, sollte Gegenstand umfassender Informationsangebote auf Managementebene sein. Das Informationspaket sollte einen Überblick über die technischen Grundlagen, die Ergebnisse von Studien und Bewertungen namhafter Organisationen sowie Anwendungsfälle und Best Practices enthalten.
Herausforderung 2: Erwartungen klären
„Großartig, dann können wir endlich…!“ Mit intelligenter Dokumentenerfassung laufen Prozesse automatisch und schnell ab, und die Informationen aus den erfassten Dokumenten stehen in Echtzeit für die sofortige Verarbeitung zur Verfügung. Eine KI-Lösung, einschließlich intelligenter Dokumentenerfassung, arbeitet jedoch weder völlig fehlerfrei noch ohne menschliches Eingreifen auf lange Sicht. Der Mehrwert der neuen Lösung stellt sich nicht sofort ein, und auch das Automatisierungspotenzial lässt sich nicht über Nacht ausschöpfen. Um sicherzustellen, dass der Einsatz der intelligenten Dokumentenerfassung nicht zu Enttäuschungen führt, sollte das Management kontinuierlich über den Stand des Projekts informiert werden. Entscheidend ist dabei, dass von Anfang an klare und unverfälschte Informationen kommuniziert werden.
Dass für die Dokumentenerfassung weiterhin Mitarbeiter benötigt werden, welche Prozesse vollständig automatisiert werden können, welche Erfolgsraten erzielt werden können und welche Einsparungen möglich sind, welche Kennzahlen für die Erfolgsmessung geeignet sind, dass die Amortisationszeit von der Komplexität des Anwendungsfalls und der Art der Trainingsdaten abhängt, deren Struktur, Qualität und Klassifizierung überwacht und validiert werden müssen.
Herausforderung 3: Mitarbeiter vorbereiten: intern
„Müssen wir das wirklich tun…?“ Veränderungen sind nicht jedermanns Sache. Als KI-gestützte Lösung stellt die intelligente Dokumentenerfassung hohe Anforderungen an die Mitarbeiter. Es geht nicht nur darum, die Funktionsweise der Lösung zu verstehen und ihre Anwendung zu erlernen, sondern auch darum, genau zu klären, welche Aufgaben die KI in der Lösung übernimmt. Da die intelligente Dokumentenerfassung Aufgaben übernimmt, die zuvor von Menschen ausgeführt wurden, ändern sich das Stellenprofil der Mitarbeiter und ihre Rolle im Erfassungsprozess. Anstatt Daten wiederholt zu erfassen, werden sie die Arbeit der Maschine überwachen, überprüfen und korrigieren und damit Verantwortung für die Gestaltung der Maschinenprozesse übernehmen. Dieser Veränderungsprozess sollte frühzeitig eingeleitet und von geeigneten Anpassungsprogrammen begleitet werden. Darüber hinaus sind Qualifizierungs- und Weiterbildungsmaßnahmen für die betroffenen Mitarbeiter erforderlich. Für ihre tägliche Arbeit benötigen sie außerdem Ansprechpartner für Fragen und die Klärung von Unklarheiten, darunter Support-Foren und Benutzerhandbücher.
