Wie KI die Ressourcenplanung in Unternehmen beeinflusst

ERP-Lösungen sind zentrale Anwendungen im Unternehmen, die alle wichtigen Geschäftsprozesse in einem einheitlichen IT-System miteinander verknüpfen. Dies ermöglicht die Planung der Ressourcennutzung wie Personal, Finanzmittel, Lagerbestände, Anlagenauslastung usw. sowie die Verwaltung von Prozessen wie der Bearbeitung von Angeboten, Aufträgen, Einkäufen, Rechnungen und der Produktion. Darüber hinaus können zusätzliche Funktionen wie Qualitäts- oder Dokumentenmanagement oder Produktionsdatenerfassung integriert werden.

Was KI in ERP-Systemen leistet

Angesichts der hohen Bedeutung von ERP für Unternehmen ist es sinnvoll, ERP-Software mit KI-Funktionen zu erweitern. Schließlich gibt es auch in der Ressourcenplanung und -steuerung, wie in anderen Prozessen auch, viele Routineprozesse, die mithilfe intelligenter Funktionen automatisiert werden können. Die 74 Unternehmen, überwiegend aus Industrie und Handel, die die Fraunhofer-Institut für Intelligente Analyse- und Informationssysteme IAIS Die 2020 befragten Unternehmen sehen die größten Vorteile der KI-Funktionalität im ERP-System in der Reduzierung der Arbeitsbelastung und der Verbesserung der Datenqualität, der Vermeidung von Fehlern und der Steigerung der Effizienz.

Wofür KI in ERP-Lösungen eingesetzt werden kann.

Insbesondere eignet sich die KI-Funktionalität für eine Vielzahl von Anwendungsfällen:

• in VerkäufenKI wird zunehmend zu einem Wettbewerbsfaktor. Intelligente Funktionen können beispielsweise für Produktempfehlungen, zur Überwachung des Kaufverhaltens von Kunden und dessen Veränderungen, zur Ermittlung der Wahrscheinlichkeit von Retouren, zur Preisoptimierung und -dynamisierung oder zur Preisprognose eingesetzt werden.

• in KundendienstDie KI klassifiziert eingehende Anfragen und weist sie den am besten geeigneten Mitarbeitern zu. KI-gestützte Self-Service-Helpdesks unterstützen das Team. Die KI-gestützte Textanalyse ermöglicht automatisierte Antworten auf Kundenanfragen, beispielsweise per E-Mail. Bei Routinefragen entlasten Chatbots das Team mit automatisch generierten Antworten.

• in FertigungKI ermöglicht Prognosen auf Basis historischer Daten, um die Produktion an saisonale Schwankungen anzupassen. Sensordaten von Anlagen und Komponenten werden von KI hinsichtlich des optimalen Wartungszeitpunkts ausgewertet. KI-basierte Bilderkennung erkennt fehlerhafte Teile lange bevor sie weiterverarbeitet oder an Kunden ausgeliefert werden.

• Im LagerKI in ERP-Systemen nutzt Daten zu Auftragseingängen und Warenentnahmen, um die Anpassung der Lagerbestände zu überwachen und zu automatisieren. Faktoren wie Lagerkosten oder Preisentwicklungen können dabei berücksichtigt werden. Die Daten können zur Entwicklung einer Beschaffungsstrategie mit optimalen Bestellmengen und dem besten Bestellzeitpunkt genutzt werden.

• in EinkaufDie intelligente Texterkennung bildet die Grundlage für die korrekte Zuordnung von Dokumenten. KI hilft bei der Identifizierung und Bewertung von Lieferanten, unterstützt das Stammdatenmanagement und analysiert Daten automatisch nach verschiedenen Kriterien. Zahlungsbelege werden zugeordnet und erfasst, und bei Bedarf werden automatische Mahnungen erstellt.

• in FinanzmanagementKI unterstützt die Überprüfung von Rechnungen und entlastet Mitarbeiter durch die Automatisierung sich wiederholender Buchhaltungsprozesse. Außerdem ermöglicht sie die Analyse von Finanzdaten aus verschiedenen Perspektiven.
  
  
  

Die Rolle der KI im Dokumentenmanagement

ERP benötigt Daten, vor allem Informationen aus Dokumenten. Dokumente werden von einem datenbankgestützten Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwaltet, d. h. gespeichert, bereitgestellt und archiviert. Es kann Teil einer ERP-Lösung sein oder als eigenständiges DMS verwendet und mit dem ERP-System verbunden werden. Bevor Dokumente jedoch gespeichert werden können, müssen sie durch Scannen digitalisiert und für die maschinelle Verarbeitung vorbereitet werden: Menschliche Intelligenz weist den Dokumenten vor der Speicherung beschreibende Elemente zu, die Informationen über ihren Inhalt liefern.

KI-gestütztes Dokumentenmanagement führt diese Prozesse der Klassifizierung, Kategorisierung und Indizierung schneller und genauer durch als Menschen. Dies reduziert den Personalaufwand für eine repetitive und fehleranfällige Aufgabe im Unternehmen und sorgt dafür, dass Inhalte leichter auffindbar sind. Mit Hilfe von KI können mehr Informationen aus den Dokumenten extrahiert werden, als dies bisher manuell möglich und wirtschaftlich rentabel war. Diese zusätzlichen Informationen ermöglichen es, Prozesse wie den Vergleich von Dokumenten oder das Versenden automatisierter Benachrichtigungen zu Fristen und Ablaufdaten zu optimieren. Vor allem aber bilden sie die Grundlage für Analysen, die zu neuen Erkenntnissen führen und letztlich sogar neue Geschäftsfelder erschließen können.

Fazit

Das Dokumentenmanagement ist eine der wichtigsten Funktionen in einem Unternehmen, da Planung und Kontrolle ohne Informationen aus Dokumenten nicht durchgeführt werden können. Der Einsatz von KI im Dokumentenmanagement entlastet die Mitarbeiter von Routinearbeiten und eröffnet Optimierungspotenziale und neue Entscheidungsmöglichkeiten im ERP, indem neue Informationen zugänglich gemacht werden.